Comment préparer ses archives à un déménagement ?
La relocalisation de votre bureau peut être une grosse tâche. Pour un déménagement rapide, voici 5 conseils pour vous assurer que vos documents importants sont traités parfaitement tout au long du déménagement.
La relocalisation de votre bureau peut être une grosse tâche. Vous viserez un mouvement rapide pour vous assurer que vos opérations ne sont pas entravées, mais il y a tellement de choses à penser. Pour s’assurer que les services essentiels fonctionnent, il faut des services à large bande, des téléphones et des systèmes de climatisation, pour s’assurer que tout le monde a son bureau et son ordinateur prêts à travailler, et il y a aussi la multitude de documents essentiels. Cela peut souvent être négligé, mais le faire à vos risques et périls, car le défaut de trier et de transporter correctement vos documents importants peut vous laisser dans un véritable pétrin à votre destination.
Voici cinq conseils pour vous assurer que vos documents importants sont traités parfaitement tout au long du processus de déménagement.
Soyez organisé bien à l’avance
Une fois que vous savez que vous allez déménager, il est temps de commencer. Il peut être tentant de penser que vous avez beaucoup de temps et de reporter toute action, mais l’emballage et le déménagement archives paris prend toujours plus de temps que vous pensez. Alors, évitez le stress d’un mouvement de panique de dernière minute en commençant tout de suite.
C’est le moment idéal pour sortir
Tout ce que vous jetez est un article de moins qui devra être transporté à vos nouveaux locaux le jour du déménagement, c’est donc une excellente occasion de se débarrasser de l’encombrement. C’est incroyable de voir combien de temps on s’accroche à la paperasse quand on n’en a pas besoin, alors sois méthodique. Vous avez peut-être l’obligation légale de conserver les documents pendant un certain temps. Avec cette information à l’esprit, se débarrasser de toute paperasse périmée et tout ce qui n’est tout simplement pas pertinent pour l’entreprise plus comme la littérature promotionnelle périmée.
Soyez clair avec votre étiquetage
Une fois que vous arriverez à vos nouveaux bureaux, vous aurez peut-être besoin d’un accès rapide à vos fichiers, alors assurez-vous de bien tout étiqueter pour savoir exactement où tout se trouve et ce qu’il y a dans chaque boîte. Un système de codage couleur peut bien fonctionner, assurez-vous simplement que tout le monde comprenne la signification de chaque couleur!
Utiliser des fournitures d’emballage de bonne qualité
Pour le transport et l’entreposage, vous voulez des boîtes assez robustes pour le travail. Il ne paie pas pour lésiner sur l’emballage, alors commandez des boîtes faites à dessein plutôt que d’essayer d’utiliser les vieux emballages que vous avez dans le bureau.
Sauvegarde des documents les plus importants
Repérez la documentation la plus importante et faites-en une copie pour vous assurer d’avoir l’information dont vous avez besoin si vous l’induisez en erreur pendant le déménagement. Les documents physiques peuvent être photocopiés ou, mieux encore, numérisés et téléversés dans le nuage. Bien sûr, vous ne devez pas oublier de sauvegarder tous vos fichiers numériques. Ne les laissez pas simplement sur un disque dur dans un ordinateur qui va être déplacé, vous devez avoir une autre copie de tout aussi.
Comment un service de déménagement professionnel peut vous aider à déménager vos archives
Les déménageurs professionnels disposent de nombreuses années d’expérience pour aider les entreprises à déménager et déplacer les archives. Ils disposent en général d’une large gamme de cartons d’emballage spécialisés et d’autres matériaux qui rendront le travail beaucoup plus facile pour vous, et assureront des articles importants tels que vos documents, sont sûrs et sécurisés pendant le processus de déménagement.