Comment écrire un mail professionnel ?
En général, un mail ne doit pas être aussi formel qu’une lettre manuscrite. Toutefois, lorsqu’il s’agit de mail professionnel, quelques règles doivent être respectées. Pour vous aider dans la rédaction de votre mail professionnel, voici quelques conseils.
Annoncez l’objet du mail
L’objet est un élément obligatoire pour un courrier électronique. Il sert à annoncer la raison de votre mail. C’est aussi la première chose que le destinataire va voir. De ce fait, il doit être clair et bref. Pour bien rédiger l’objet de votre mail, notez bien que l’objet ne doit pas dépasser sept mots. Ensuite, il doit être une phrase nominale c’est-à-dire ne comporte aucun verbe conjugué. Il ne doit pas aussi contenir d’article et de mots de liaison. Soulignez bien qu’un mail ne doit avoir qu’un seul et unique objet. Essayez donc de trouver des mots qui résumeront toutes les choses que vous allez parler dans votre mail. Pour vous aider à bien choisir l’objet de votre mail, veuillez voir les différentes lettres pour salariés.
Introduisez votre mail par une formule d’appel
La formule d’appel sert à saluer votre destinataire. Elle constitue de ce fait les premiers mots de votre mail. Il existe plusieurs formules d’appel que vous pouvez utiliser. Toutefois, vous devez les choisir en fonction de votre relation avec le destinataire, par exemple pour un collègue de travail de même niveau hiérarchique que vous, utilisez tout simplement « Bonjour, » suivi du nom de la personne. S’il s’agit d’un supérieur hiérarchique, mentionnez plutôt le poste occupé avec le titre d’appel (Monsieur ou Madame). Si le destinataire est une personne extérieure à votre entreprise comme un client ou un fournisseur, adressez-vous à eux avec leur titre d’appel et leur nom de famille. Dans le cas où vous ne connaissez pas le nom et le titre de la personne, écrivez tout simplement « Madame, Monsieur ».
Continuez l’objet du mail dans le corps du mail
Après la formule d’appel, si votre destinataire ne vous connait pas, il est obligatoire que vous vous présentiez. Dans le cas où vous vous connaissez déjà, vous devez tout de suite commencer le mail par les motifs de votre message. Cette partie doit être en lien direct avec l’objet de votre mail. Pour capter l’attention de votre destinataire, votre message doit être clair. Pour cette raison, vous devez mentionner les dates importantes ainsi que vos correspondances antérieures. Si votre mail est accompagné de pièce jointe, c’est dans cette partie que vous devez les mentionner. Le corps de mail doit être aussi clôturé par une phrase qui va résumer votre message. Si vous avez des requêtes ou des attentes par rapport à votre destinataire, mentionnez-les dans cette partie.
Terminez votre mail par une formule de politesse
Une formule de politesse est obligatoire dans les correspondances professionnelles car elle reflète le respect et le professionnalisme. Il existe plusieurs formules de politesse, mais dans le cadre professionnel, seules les formules de politesse formelles sont autorisées comme « cordialement », « respectueusement », « sincèrement », « mes sincères salutations », « bien à vous », « salutations respectueuses », etc. Toutefois, dans les cas où vous entretenez des relations amicales avec le destinataire et que le contexte de votre message n’est pas formel, vous avez le droit d’utiliser des formules de politesse non formelle comme « Salut », « Bises », « Bien à toi », « Amitié », « Amicalement », etc. Après la formule de politesse, n’oubliez pas de signer votre mail. Dans un contexte professionnel, une signature est très importante. En général, les entreprises utilisent un logiciel permettant d’insérer la signature en bas du mail. Dans le cas où votre entreprise ne dispose pas de ce genre de logiciel, vous devez tout simplement mentionner à la fin de votre mail votre nom et prénoms, votre fonction, votre société et vos coordonnées.